W procesie druku termotransferowego wykorzystuje się taśmę i etykiety termotransferowe zwijane lub składane w wachlarz. Ciepło odgrywa znaczącą rolę w druku termotransferowym. Gorąca głowica drukująca topi atrament w taśmie, tworząc ostry, czysty obraz na powierzchni etykiety. Fragmenty grzejne wewnątrz głowicy drukującej włączają się oraz wyłączają, tworząc grafikę, tekst bądź kody kreskowe. Ze względu na doskonałą jakość i trwałość wytwarzanych obrazów, druk termotransferowy jest atrakcyjnym wyborem do różnych zastosowań.
Dlatego że w tym systemie występuje mniejsze zużycie głowicy drukującej, sprzęt ma tendencję do dłuższej żywotności. Wielokrotnie stosowane są kalki ribbon, cieszące się gigantycznym zainteresowaniem. Ponadto druk termotransferowy można stosować na wielu różnych podłożach etykiet. System druku termotransferowego jest doskonały do zastosowań wymagających doskonałej skanowalności i długiego okresu trwałości. W bezpośrednim systemie termicznym ciepło głowicy drukującej generuje reakcję na specjalnie powleczonym papierze etykietowym, powodując czarny obraz na etykiecie. Zaletą tego procesu jest to, że nie wymaga dodatkowego etapu instalacji taśmy. Decydując o tym, czy bezpośrednie drukowanie termiczne jest odpowiednie dla konkretnego zastosowania etykiety, ważne jest, aby zrozumieć środowisko, a także trwałość wydrukowanego obrazu na etykiecie, która jest wymagana. Powinno się również wziąć pod uwagę wymagania dotyczące możliwości skanowania. Kalki termotransferowe są obecnie niezwykle pożądane na rynku. Chociaż większość bezpośrednich materiałów do etykiet termicznych kosztuje więcej, koszt od końca do końca może być niższy ze względu na oszczędność czasu i kłopotów, ponieważ nie trzeba zmieniać taśm na etykietach termotransferowych. Ustalenie, czy etykieta jest termotransferowa, czy termotransferowa, jest łatwe.
Etykiety drukowane bezpośrednio na drukarce termicznej nie wytrzymują dobrze ciepła oraz światła. Z biegiem czasu etykieta zaczyna ciemnieć, a obraz staje się wyblakły. Nawet jeżeli są przechowywane z dala od ekstremalnych elementów, bezpośrednie etykiety termiczne zazwyczaj można skanować jedynie przez około sześć miesięcy po wydrukowaniu. Jednak ta żywotność jest wystarczająca do wielu zastosowań, takich jak etykiety wysyłkowe, karty identyfikacyjne gości, pokwitowania oraz drukowanie biletów.